Mores

Inner Wheel Apeldoorn

September 2022

Ledenwerving

Ieder lid van Inner Wheel (die zelf minimaal één jaar lid is) kan een aspirant-lid uitnodigen, na dit kenbaar gemaakt te hebben bij het bestuur. Vertrouwend op onze leden wordt ervan uitgegaan, dat het aspirant-lid naar alle waarschijnlijkheid een sociaal en actief lid van Inner Wheel zal kunnen zijn.

Indien er bezwaren komen, wordt dat binnen het bestuur besproken.

Wel willen we ervoor waken dat er per jaar niet té veel leden bijkomen, om de balans binnen de club te bewaren.

Aspirant-leden

Aspirant-leden worden twee keer uitgenodigd de bijeenkomsten bij te wonen en ontvangen daarvoor het convocaat.

De kosten van de maaltijd dienen zij zelf te betalen, door het bestuur wordt een drankje aangeboden.

Installatie nieuwe leden

Voorafgaand aan de installatie neemt de president contact op met het aspirant-lid en vraagt haar om enkele gegevens. In de installatietoespraak komt zij hierop terug. Doel hiervan is de zittende leden wat achtergrondinformatie te geven. Tijdens de installatie draagt de president haar ambtsketen.

Zaken die genoemd kunnen worden tijdens de installatie:

Doelstellingen van Inner Wheel Nederland:

a.      Het bevorderen van vriendschap

b.      Het stimuleren van persoonlijke bereidheid te helpen

c.      Het bevorderen van internationale contacten

Oprichtingsdatum Inner Wheel Nederland: 10 maart 1949

Charteruitreiking Inner Wheel Apeldoorn: december 1946

Ontstaan Inner Wheel in Manchester: 10 januari 1924

Het thema van de zittend president International Inner Wheel

Het nieuwe lid krijgt uitgereikt:

Een naambadge

Inloggegevens voor website van Inner Wheel Apeldoorn

Inloggegevens voor website van Inner Wheel Nederland (automatisch na inschrijving in Linfo)

Informatie over contributiebetaling

Roos: teken van vriendschap

Clubhandboek: digitaal

Een nieuw lid wordt door het inbrengend lid wegwijs gemaakt in onze club. Het digitale clubhandboek geeft verdere actuele en achtergrondinformatie.

Ziekte van de leden

Bij langdurige ziekte van leden krijgen zij eerst een kaart, daarna bloemen.

Gezondheidsmededelingen, alleen met toestemming van het lid, melden tijdens de bijeenkomsten.

NIET in convocaat.

Verhuizing van clubleden

Verhuist een clublid naar een andere plaats, dan wordt datum van ingang lidmaatschap Inner Wheel doorgegeven aan de eventuele nieuwe club.

Opzegging lidmaatschap

Een clublid moet schriftelijk het lidmaatschap voor het aankomend jaar opzeggen vóór 31 mei. Het secretariaat stuurt een bevestiging met dank. Als te laat wordt opgezegd, moet de contributie voor het volgende jaar betaald worden.

Overlijden clubleden

Bij overlijden van clubleden worden bloemen gestuurd namens de club (ongeveer €50,-).

Leden worden ingelicht per mail, tenzij er uitdrukkelijk iets anders is vermeld.

Ereleden

Ereleden betalen geen contributie. De kosten van afdracht zijn dus de kosten voor de club.

Bestuursoverdracht

De bestuursoverdracht vindt in principe plaats in de maand juni.

Bestuursvergaderingen

Bestuursvergaderingen worden in principe gehouden tenminste 14 dagen voor de bijeenkomst.

Kosten

In principe worden alle gemaakte kosten vergoed. Dit geldt voor alle functies.

Voor de vergoeding van de gemaakte kosten zal een gespecificeerde nota moeten worden ingediend.

Verzending convocaat

Het convocaat wordt verstuurd aan alle clubleden, uiterlijk één week voor de bijeenkomst.

Organiseren clubbijeenkomsten

Het programma voor de clubbijeenkomst wordt georganiseerd door het bestuur.

Als er bijzondere bijeenkomsten zijn (bv. Kerstmis) waarvoor extra geld nodig is, dan wordt VOORAF met de penningmeester een maximumbedrag afgesproken. Dit geldt ook voor andere BIJZONDERE BIJEENKOMSTEN.

Sprekers

Sprekers krijgen een fles wijn aangeboden, alsmede de maaltijd, reis- en parkeerkosten. Van dit bedrag kan worden afgeweken na overleg binnen het bestuur.

Leden uit de eigen club die een voordracht houden krijgen een kleine attentie.

Contacten met het restaurant

Alle contacten aangaande de zaal, de voorzieningen (zoals beeldscherm, microfoon etc.) en de maaltijden dienen te lopen via het bestuur.

Leden die iets afwijkends willen organiseren, dienen deze contacten via  het bestuur te laten lopen.

Wanneer voor een gereserveerde locatie huur betaald wordt, dient deze tijdig te worden afgezegd. Het bestuur draagt hiervoor zorg.

Jaarlijkse donatie fooienpot

Jaarlijks draagt de penningmeester zorg voor een donatie van €100,- in de fooienpot van de locatie waar de clubbijeenkomsten worden gehouden. Deze donatie vindt plaats in december (Kerstbijeenkomst).

Maaltijd

Indien een lid zich niet tijdig heeft afgemeld voor de maaltijd of voor een uitstapje, dan dient het lid deze kosten te betalen.

Attenties

Bij verjaardagen:

70 en 75 jaar: een kaart

80, 85, 90, en 95 jaar: de (club) vaas met bloemen (blauw/geel)

Lidmaatschap:

40, 50 en 60 jaar: boeket bloemen

Uitstapjes

De kosten worden gedeeld met de deelnemers.

Contributie

De penningmeester verstuurt aan het begin van het clubjaar de nota voor de contributie aan de leden. Betaling uiterlijk 15 oktober.

Kascommissie

Deze bestaat uit twee leden plus een reservelid. Ieder jaar treedt een lid af en wordt er een nieuw lid benoemd.

Financiële richtlijnen voor werkgroepen en commissies

Er is een apart document over dit onderwerp.

Johanna Hamburger Stichting

Het dient voor ieder bestuur een aandachtspunt te zijn, dat mogelijk voor clubleden in bepaalde situaties een beroep kan worden gedaan op het Johanna Hamburger Fonds.

Binnen de club is er een contactpersoon voor de JHS.

Externe vertegenwoordiging van de club

Bij gelegenheid waarbij een afvaardiging van de club NOODZAKELIJK is, kunnen de kosten voor twee leden worden vergoed. Dit wel na overleg met en instemming van het bestuur.

Algemene ledenvergadering

Het bezoeken van de ALV geschiedt voor eigen rekening. De kosten van de ALV worden betaald uit de Algemene Middelen van Inner Wheel Nederland. Voor de door het bestuur aangewezen stemgerechtigde(n) uit onze club worden de kosten van de maaltijd betaald door onze club.

Vaste afgevaardigden

Voor onze VA’s worden de kosten voor toegang tot de vergadering vergoed door onze club.
 

Bezoek districtspresident

De districtspresident wordt uitgenodigd op de locatie van de bijeenkomst en wordt door de bestuursleden ontvangen. Onder genot van koffie of thee vindt een uitwisseling van gedachten plaats. Haar wordt een aperitief en een maaltijd op kosten van de club aangeboden.

Archief

6 jaar bewaren:

Notulen en verslagen van districts-, landelijke en internationale Inner Wheel activiteiten.

Papieren van twee conventies, alle correspondentie en de financiële administratie.

Daarna selecteren.

Clubgeschiedenis

De clubgeschiedenis moet bewaard blijven, t.w.:

Ledenadministratiekaarten

Ledenlijsten/boekjes

Convocaten

Notulen bestuursvergaderingen

Financiële verslagen

Lustra en bijzondere bijeenkomsten

Overlijdensberichten van leden

Bijzondere correspondentie/financiële administratie

Voor de club belangrijke artikelen in de Inner Wheel Kroniek

Clubvaantjes

Een clubvaantje wordt overhandigd bij Charteruitreikingen en bij een bezoek van een buitenlandse club. Er wordt een lijstje bijgehouden van de clubs die een vaantje hebben gehad, om doublures te voorkomen.

Financiële richtlijnen voor werkgroepen en commissies
1. Het bestuur van IW Apeldoorn is verantwoordelijk voor het beleid en de goede gang van zaken. De penningmeester in het bijzonder is verantwoordelijk voor de financiële gang van zaken.

2. Wanneer een werkgroep of commissie financiële middelen nodig heeft om haar doel te bereiken, worden deze door het bestuur ter beschikking gesteld.

3. De werkgroep of commissie dient een nauwkeurige administratie te voeren van de ontvangen inkomsten en gemaakte kosten.

4. Het bestuur heeft het recht om de administratie van een lopend project in te zien, indien dit nodig geacht wordt, en informatie over dit project op te vragen.

5. Na beëindiging van een project of andere activiteit worden binnen een maand de administratie en de bijbehorende nota’s overhandigd aan de penningmeester.

6. Het saldo wordt zo snel mogelijk, doch uiterlijk binnen een maand, overgemaakt op de rekening van IW Apeldoorn.

Privacy Verklaring van de Vereniging Inner Wheel Apeldoorn
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) regelt hoe bedrijven om moeten gaan met persoonsgegevens om de privacy van mensen in de EU te beschermen. De Vereniging Inner Wheel Nederland en de aangesloten Inner Wheel Clubs en Districten vallen ook onder deze regelgeving.
Inner Wheel Apeldoorn Is lid van de Vereniging Inner Wheel Nederland en volgt daarmee de werkwijze zoals vastgelegd in de Privacy Verklaring van deze overkoepelende vereniging. Onderstaande verklaring heeft betrekking op de werkwijze binnen de eigen club.
Inner Wheel Apeldoorn hanteert de volgende werkwijze met betrekking tot de AVG:
Inner Wheel Apeldoorn verzamelt persoonsgegevens van de leden voor de volgende doeleinden:

1. a) het functioneren van de club mogelijk te maken.
   b) het innen van contributie.
   c) het informeren van de leden over zaken die Inner Wheel betreffen.
2. De persoonlijke gegevens die vastgelegd worden zijn: naam, adres, telefoonnummer(s), e-mailadres, geboortedatum, aanvang lidmaatschap en functies binnen de vereniging. Facultatief: naam partner, huwelijksdatum.
3. Op de website van Inner Wheel Apeldoorn worden in het afgeschermde gedeelte ten behoeve van de onderlinge bereikbaarheid een aantal persoonsgegevens vermeld:  naam, adres, telefoonnummer(s) en e-mailadres. Facultatief: pasfoto. Alleen leden van Inner Wheel Apeldoorn hebben toegang tot deze gegevens.
   Eenmaal per jaar, bij de aanvang van het nieuwe verenigingsjaar, wordt een geprinte versie van het ledenbestand aan de clubleden verstrekt.
4. In het Online Ledenadministratiesysteem van Inner Wheel Nederland LINFO wordt een aantal persoonsgegevens opgeslagen die nodig zijn voor de verzending van de Kroniek, nieuwsbrieven en andere informatie en voor de onderlinge bereikbaarheid van de leden van Inner Wheel Nederland. Dit zijn: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, functie.  Het secretariaat van Inner Wheel Apeldoorn kan clubleden in LINFO toevoegen en verwijderen.
5. Ieder lid heeft toegang tot LINFO en kan daarin de eigen gegevens inzien en muteren. Het is ook mogelijk om daarin aan te geven welke gegevens voor de Inner Wheelleden buiten de eigen Club wel of niet zichtbaar zijn.
6. E-mailberichten van het bestuur aan de clubleden zullen alleen via de BCC verstuurd worden, zodat er geen lijsten van alle privé e-mailadressen beschikbaar zijn en gaan rouleren.
7. Van alle leden wordt verwacht dat zij de privacy van de andere leden respecteren, dus geen berichten en bestanden zonder overleg met de betrokkene doorsturen naar derden.

8. Dieetwensen, lichamelijke ongemakken en medicijngebruik van leden waarmee tijdens Inner Wheelbijeenkomsten of -evenementen rekening moet worden gehouden, zullen alleen bekend zijn bij het dagelijks bestuur en eventueel een lid dat hierin een functie heeft en zullen als vertrouwelijk worden behandeld.

9. Tijdens Inner Wheelbijeenkomsten of -evenementen kunnen foto’s genomen worden voor pr-doeleinden en als toelichting op een verslag van de bijeenkomst.

• Op de site van Inner Wheel Apeldoorn worden in het afgeschermde gedeelte foto’s van bijeenkomsten of evenementen van de club geplaatst. We gaan er vanuit dat de leden daar geen bezwaar tegen hebben.
• Inner Wheel zal verder zoveel mogelijk trachten vooraf toestemming te krijgen voor het plaatsen van foto’s. Dit zal misschien niet altijd mogelijk zijn.
• Mochten er foto’s gepubliceerd worden, waartegen bezwaar bestaat en die verwijderd dienen te worden, dan kan contact worden opgenomen met het secretariaat.

10. Alle aan Inner Wheel Apeldoorn verschafte gegevens zullen niet aan derden worden doorverkocht en alleen aan een derde worden doorgegeven met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.
11. Persoonsgegevens van niet-leden, die bijvoorbeeld verzameld worden tijdens de organisatie van evenementen, zullen na afloop van het evenement vernietigd worden en niet aan derden worden verstrekt.
12. Na beëindiging van het lidmaatschap zullen de gegevens door het bestuur worden gearchiveerd en bewaard, bijvoorbeeld t.b.v. toekomstige reüniebijeenkomsten.
13. Bij beëindiging van een functie, waarbij toegang is tot persoonsgegevens van de leden, ziet het dagelijks bestuur erop toe dat de toegang tot deze gegevens wordt beëindigd.
14. Voor nadere informatie, inzage of wijziging van de opgeslagen gegevens en bij aanwijzingen van misbruik kan het lid contact opnemen met het secretariaat van Inner Wheel Apeldoorn.

Versie 1, januari 2019

Spelregels goede doelen Inner Wheel Apeldoorn

Indieningsvereisten:
1. Ieder lid van Inner Wheel Apeldoorn kan een goed doel inbrengen.
2. Het goede doel moet een Apeldoorns of een aan Apeldoorn gerelateerd project zijn,
dat geen subsidie ontvangt, geen verdienmodel heeft of zakelijke belangen bij het
project.
3. Het goede doel moet bij voorkeur kleinschalig zijn.
4. Het is het hele jaar mogelijk om een goed doel in te brengen; er kan ook tussentijds
besloten worden om de aanvraag voor een actie of goed doel te honoreren.
5. Een voorgedragen goed doel dat niet gekozen is, mag opnieuw worden ingebracht.
6. Een goed doel dat wel gekozen is, mag na minimaal 5 jaar weer worden ingebracht.
Wijze van toetsing:
1. Het bestuur van Inner Wheel Apeldoorn vraagt één of twee leden (de commissie) om
de ingebrachte goede doelen te toetsen. Deze commissie heeft een adviserende rol.
2. De commissie beoordeelt de ingediende goede doelen a.d.h.v. de vereisten.
3. De commissie rapporteert haar bevindingen aan het bestuur; indien nodig kan de
commissie het bestuur tussentijds informeren of om advies vragen.
Stemming:
1. Het bestuur brengt bij de ledenvergadering in september het goede doel voor het
komende Inner Wheeljaar in stemming.
2. Ieder lid mag één stem uitbrengen.
3. Leden brengen individueel – niet herkenbaar voor de andere leden – hun stem uit.
4. Leden die niet tijdens de bijeenkomst van september aanwezig zijn, worden in de
gelegenheid gesteld om hun stem binnen één week schriftelijk door te geven aan het
secretariaat.
5. Het bestuur telt de stemmen en stelt de uitkomst vast.
6. De presidente maakt in de bijeenkomst van oktober het gekozen doel bekend.